Evaluatie Verhuizing KKN2Vrijland

Bikeshed: Evaluatie Verhuizing KKN naar Vrijland
Naam	Evaluatie Verhuizing KKN naar Vrijland
Locatie	Vrijland
Ruimte	Flexlab
Datum	september 2, 2016 21:00:00 - september 2, 2016 21:42:00
Contact	Lurwah
Info	Verhuizing bespreken.

Vrijland Lurwah.jpg

Evaluatie, ook wel: beoordeling, nabespreking, waardering.

De geschiedenis leert ons dat we bij Hack42 eigenlijk altijd wel blijven klussen aan de space. Ondanks dat we dus nog druk bezig zijn, mogen we ondertussen wel zeggen dat de daadwerkelijke verhuizing is afgerond. Daarom nu een moment om dat te evalueren.

Zie ook de overzichtspagina van alle verhuis-activiteiten.

Agenda

• BugBlue BugBlue
  
  Wie?: Penningmeester
  
  Projecten: A Clockwork Orange, ATWebcam, DeurbelTelefoon, Key to Bits to Key, LedBanners, Leluq90, Makerbot, OneWireSwitch, Sinclair C5, Sleutelrekje, The Little Routing Engine That Could, Zwembad
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info... licht het financieel overzicht van de verhuizing toe.
• Vervolgens is er ruimte voor meningen en feedback.

Wie

• Lurwah Lurwah
  
  Wie?: Voorzitter
  
  Projecten: Zuil, ADD Pig Button, AntwoordenvelopHack, Biepje, Hack42-Mate, bLEnDer
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...
• Spider Spider
  
  Wie?: Secretaris, Gast
  
  Projecten: nog geen
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...
• BugBlue BugBlue
  
  Wie?: Penningmeester
  
  Projecten: A Clockwork Orange, ATWebcam, DeurbelTelefoon, Key to Bits to Key, LedBanners, Leluq90, Makerbot, OneWireSwitch, Sinclair C5, Sleutelrekje, The Little Routing Engine That Could, Zwembad
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...
• Moem Moem
  
  Wie?: Doener, maker, prutser. Tevens co-oprichter.
  
  Projecten: Seal of Approval, Koken met Mate, Makerspaces Contest, All spice, no sugar, Avondvoederhuisje, Battle of the Bugs, Bestekprojek, BitsBots knutselen, Coole shi(r)t(s), CouchFaceLift, Cybersecurity for the Trumped, Geeky Tree, Koepelkasje, De Kop van Chriet. 1-aprilgrap., LackRackPlakHack, Maanklok (Lunar Clock), OBCZ Zuidspoor, On Air, PLA to coins, RetroRol, Solar Luchter, Strijklicht, WC-plafonds: EvilMadLoo, WTFBBQ, Wall of Welkom, WhatTheHelmet
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...
• Dvanzuijlekom Dvanzuijlekom
  
  Wie?: niet opgegeven
  
  Projecten: Cafe Meijers Expo, 0xff, Alot of Geekiness, Hard Disk Drive Hacks, HackInk, Mede mogelijk gemaakt door Hack42, MegaBlitz, NERF Hacks, OHAI!, PROhacks, Seal of Approval, Smart Blockchain Technology, SpacePlan, Wall of Fail, pentainer, Toilethumor, Zuil, Nerd Bird Nest Box, Makerspaces Contest, RomanRotate
  
  Madskills: geen opgegeven
  
  Klik voor meer info...
• ObiToo ObiToo
  
  Wie?:
  
  Projecten: Rioolpijp-super-LEDstrip-lamp
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...
• Rusty Rusty
  
  Wie?: Deelnemer
  
  Projecten: nog geen
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...
• Redhead Redhead
  
  Wie?:
  
  Projecten: BoekScanner
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...
• Redhead Redhead
  
  Wie?:
  
  Projecten: BoekScanner
  
  Madskills:
  
  Klik voor meer info...

Verslag

Geopend om 21:08 uur

Financiele cijfers over de verhuizing

We hebben meer geld uitgegeven dan verwacht. Dat klopt omdat er nog dingen verkocht moeten worden die geld opleveren. Die gaan niet onder deze posten Verhuizing, Gebouwinrichting en Inrichting geboekt worden. Net zoals de verkopen van Museum gaan de 'opbrengsten' naar donaties.

Stoneshop: in de eerdere begroting werd 2000 euro gezegd. BugBlue: dat klopt, dat hadden we kunnen doen maar die inschatting was laag. Na de bespreking destijds is er opnieuw naar gekeken.

Voor een volgende verhuizing wil het bestuur weer 6000 euro bijsparen. Dan zijn we weer op hetzelfde niveau als voor de verhuizing.

Stoneshop: als je bij een verhuizing zegt, dat het 2000 euro gaat kosten komt dat erg laag over. Ook als je dat naderhand anders boekt onder Inrichting is het nog steeds te laag.

De vaste lasten worden gedekt door 44,5 betalende deelnemers + 200 euro van de bar. In die begroting zitten ook kosten voor projecten, verbruiksmaterialen. Dit is meerdere keren besproken, zoals bij de bespreking van het jaarverslag.

Per oktober hebben wij 47,5 betalende deelnemers. Als wij in 5 jaar weer 6000 euro willen sparen zijn er 48,5 betalende deelnemers nodig. Als we dit in 3 jaar willen doen zijn er 51,2 deelnemers deelnemers nodig.

Redhead: is er een kascommissiecontrole geweest? BugBlue: Nieuwe bestuur heeft oude bestuur gecontroleerd. Redhead: het is wel goed om te doen om te controleren of de administratie klopt. Lurwah: het is een goed idee, dat hebben we als bestuur ook besproken en we staan daar voor open.

Algemene opmerkingen over het actieplan

• Iedere verhuizing is anders, wordt in het plan dus niet te specifiek
• De volgende verhuizing is volgens de huidige planning op z'n vroegst in 2019. Kan dus ook later zijn, of eerder als we daar een reden voor hebben. Houd er rekening mee dat Hack42 en haar wensen en eisen er dan heel anders uit kunnen zien. Bijvoorbeeld, veel minder deelnemers of juist veel meer deelnemers.

Punten uit eerdere verhuisevaluaties

• Geen evenementen/activiteiten tijdens de verhuizing

Tijd

• Neem minstens 6 maanden de tijd voor de verhuizing
• Zorg ervoor dat er geen bijzondere maanden midden in deze periode vallen:
  • Zomervakantie (juli/augustus)
  • 15 december tot 15 januari

SA007: vanaf welk moment kun je dan gaan verbouwen in het nieuwe pand? BugBlue: dat is afhankelijk van het volgende pand. Moem: sommige panden hoeven ook niet verbouwd te worden.

Stoneshop: naar KKN toe verhuizen heeft twee maanden gekost. Daar is alles voor ingepakt en daar weer uitgepakt. BugBlue: als je van klein naar groot gaat, is dat inderdaad mogelijk. Maar andersom misschien niet. Stoneshop: dan zou ik dat punt veranderen naar "maak een realistische planning voor hoe lang de verhuizing nodig heeft".

Planning

Voor iedere ruimte een coördinator benoemen.

Oude locatie

• Opruimen
• Overbodige spullen weggooien
• Deelnemers zoveel mogelijk de eigen spullen en projecten laten meenemen naar huis voordat er ingepakt wordt.
• Inpakken (Zie aparte kop)
• Daadwerkelijk overbrengen van spullen
• Tweede ronde opruimen:
  • Troep afvoeren
  • Eigen spul deelnemers laten afvoeren
  • Pand leeg en schoon opleveren

Moem: raadt aan om een of meerdere verhuiscoordinatoren aan te wijzen die niet in het bestuur zitten. SA007: misschien ook goed om te vermelden in welke volgorde je de space moet afbreken? Lounge+keuken als laatste, zodat mensen naar de space blijven komen. Redhead: eens met Moem over de verhuiscoordinatoren, dat zou als eerste punt moeten gebeuren. ObiToo: template is nu op basis van eerdere ervaringen, maar afhankelijk van de situatie zijn er meerdere templates mogelijk? Stoneshop/BugBlue: dit zijn meer aandachtspunten. BugBlue: als je alleen de slechte punten onhoudt en niet de goede dan vergeet je hoe het goed kan gaan.

Inpakken

• Alles zoveel mogelijk in smoothie-dozen + rolcontainers
• Sticker iedere doos zodanig met de bestemming dat dit duidelijk te lezen is als het op de rolcontainer staat (met grotere stickers)
• Vul een rolcontainer zoveel mogelijk met dozen voor dezelfde bestemming

SA007: kies het juiste soort sticker. Moem: zoals verwijderbare stickers waar dat nodig is. Stoneshop: kleurcodes groen+, geel-, roodx voor wanneer er dingen weer nodig zijn. ObiToo: met verhuiscoordinatoren kun je het bestuur vrijhouden voor andere lopende zaken, dat is belangrijk. SA007: tweede aanvulling op de stickers: noem de bestemming, niet wat erin zit. Stoneshop: als dingen in plastic kratten bewaard worden, kies dan kratten die op een rolcontainer passen zodat deze niet overgepakt hoeven te worden.

Nieuwe locatie

Afhankelijk van pand maar in het algemeen:

• • De volgende ruimtes moeten bij voorkeur af zijn voordat je daadwerkelijk overgaat:
  • Duidelijke indeling van nieuwe space voordat je gaat inpakken
  • Keuken
  • Lounge+Bar
  • Vloeren
  • Plafond
  • Muren

Stoneshop: op basis van de nieuwe indeling kun je ook zeggen dit kan mee en dit kan weg want dat past nergens.

Verhuizing

• Regel een wagen met laadklep
• Drempeldingesen en loopplanken vooraf maken
• Goed beschikbare catering (eten + drinken + tussendoor)

Stoneshop: bijvoorbeeld alvast een koelkast overbrengen. ++

Vragenrondje

• SA007: mensen op backup houden? bijvoorbeeld wanneer de vrachtwagenchauffeur niet op komt dagen.
• SA007: het punt communicatie ontbreekt nog. wekelijkse update tijdens verbouwing/inpakken met wat er gedaan is en nog moet gebeuren. *applaus*
• Stoneshop: het is al een keer ter sprake gekomen maar als je denkt dat mensen komen of niet komen, verifieer dat even.
• Moem: er zijn een paar dingen gezegd die nog niet gebeurd zijn, krijgen we bijvoorbeeld nog een afsluiting richting de rest van het pand? BugBlue: ja, maar moet ook als nooduitgang gebruikt kunnen worden en wij willen het zelf altijd kunnen openen. staat dus nog steeds op de planning, maar zitten wat technische haken en ogen aan. Geldt ook voor de lift.
• Moem: de verwarming was afgelopen winter ontoereikend. BugBlue: de nieuwe is besteld, moet voor de herfst staan.
• Moem/SA007: hard gewerkt met een kleine groep mensen, branden op. graag voorkomen, anders gebeurt het de volgende keer weer.
• SA007: tijdens de verhuizing het idee gehad dat drie mensen alles moeten doen en dat voelt niet goed.
• Moem: dat is niet makkelijk om te zeggen.
• BugBlue: maar dat moet je wel kunnen zeggen. en soms is het dan al te laat.
• Moem: coordinatie ontbrak, je kunt niet mensen ergens neerzetten en maar verwachten dat het gebeurt.
• SA007: doordat de sleutel niet direct voor iedereen beschikbaar was, is de periode alsnog redelijk kort geweest. als we dat hadden geweten hadden we langer de tijd kunnen nemen.
• Lurwah: klopt, en een punt daarin hebben we nu ook genoemd, dat het niet handig is om te verhuizen tijdens decemberperiode.
• Moem: ook een punt van communicatie was de vloeren. als dat mis dreigt te gaan, zeg dat dan.
• ObiToo: verhuiscommissie instellen? ter ontlasting van mensen die al een (bestuurs)taak hebben.
• Stoneshop: je hebt dan ook meer mensen die naar een probleem kunnen kijken (inzicht+ervaring). haal de expertise erbij die er is. moedig die aan.
• JanBee: Hou tijdens het hele proces m.o.m. gedetailleerde lijsten bij met wat er gedaan moet worden, met de mogelijkheid dat men aangeeft die klus op zich te nemen, c.q. het af heeft.

Gesloten om 22:00 uur.