Opening
Lurwah opent de vergadering om 20:08 uur en vertelt over de planning van de vergadering.
Jaarverslag 2014
Eightdot bedankt BugBlue voor het bijelkaar sprokkelen van de cijfers en het maken van het jaarverslag en de presentatie. Eightdot loopt door de sheets van de presentatie. In 2014 zijn we per saldo 2 deelnemers kwijtgeraakt. Dit komt niet overeen met de eerder geuitte wens van een groei van 5 deelnemers, maar de voorgaande jaren waren extreem goed. De openstaande posten waren in 2014 lager, mede doordat er minder declaraties werden ingediend. De post debiteuren (waarvan de stichting nog geld moet krijgen) was erg hoog. Dit werd veroorzaakt door een aantal deelnemers die anderhalf jaar niet betaald hebben. Het nieuwe bestuur heeft deze mensen inmiddels uitgeschreven als deelnemer, wat terug te zien zal zijn in het jaarverslag van 2015. Kijkend naar de kostenposten is te zien dat de huur een stuk lager is en er meer geld is uitgegeven aan projecten. De liquiditeit (dit geeft aan in welke mate een onderneming haar lopende betalingsverplichtingen kan voldoen) is "krankzinnig goed". De betalingstermijn is met 132 dagen erg lang maar dat komt door niet- of laatbetalende deelnemers.
Er wordt gevraagd of uitgeschreven niet-betalende deelnemers kosten zijn voor de stichting? Eightdot antwoord dat niet-inbare bijdragen inderdaad voor eigen rekening zijn, maar er vaak achteraf nog uit te komen is met een deelnemer en de bijdragen dan alsnog worden betaald.
Toelichting nieuwe administratie
BugBlue geeft een toelichting op de nieuwe administratie. Voorheen werd alles met de hand gedaan, dit is geautomatiseerd met open source software van seltzer. Hierin is opgenomen wie de deelnemers zijn, hun contactgegevens, welk kluisjessleutel die deelnemer heeft en welk bluetooth-adres er voor het hek geregistreerd is. Met twee klikjes is nu een factuur te versturen (per maand, kwartaal of jaar) en na betaling ontvangt de deelnemer een automatisch bericht dat de factuur voldaan is. Ook incassobatches kunnen hierin aangemaakt worden (nadat het contract morgen getekend retour gestuurd is). Het jaarverslag en delen van de begroting worden nu ook gegenereerd door een script in plaats van dat het met de hand gemaakt moet worden.
In de begroting van 2015 zijn meer kosten dan inkomsten opgenomen, dit komt door de post verhuizing die al een aantal jaren wordt meegenomen. De kosten (en inkomsten) die begroot zijn hoeven niet als zodanig worden uitgegeven (of ontvangen).
Pand 3.11
Lurwah neemt het woord over van BugBlue en vertelt dat we met reden een tijdje geheimzinnig hebben gedaan. Tijdens deze presentatie zal het bestuur meer informatie geven, is er ruimte voor vragen en wordt er na een korte pauze gestemd of we naar het voorgestelde pand willen verhuizen of niet.
Lurwah laat een foto van het pand zien. Van dit pand kunnen wij de eerste en tweede verdieping (met verschillende balkons) huren, met een eigen ingang aan de zijkant. Via de hoofdingang is een lift en openbare bar toegankelijk. De locatie van het pand is 3 kilometer cq. 2 minuten rijden oostelijker aan de Koningsweg. Op de luchtfoto is het parkeerterrein aan de achterkant van het pand te zien. Op iedere verdieping is een brede gang, een douche en een toilet. Waar wij willen en het bouwkundig verantwoord is mogen we muren slopen of bijplaatsen.
De beide verdiepingen zijn, op een aantal muurtjes na, hetzelfde qua oppervlakte. De eerste verdieping heeft twee grote balkons, de tweede een kleinere. Op de begane grond is nog een extra ruimte om "buitenspullen" te kunnen opslaan. Er is door het hele pand bekabeling aangelegd en verder zijn er werkende cv-radiatoren, noodverlichting, brandhaspels en zonneschermen aanwezig. Naast het pand is een kapel die te "gebruiken" is voor bruiloften of andere activiteiten met capaciteit voor 300 personen. Hiervan kunnen we in overleg ook gebruikmaken.
De buitenkant van het pand is aan onderhoud en renovatie toe. Dit is geen zorg voor ons, maar voor de verhuurder. Deze heeft zelf zijn bedrijf op de derde verdieping van het pand.
De voordelen van verhuizen naar dit pand zijn dat we een huurovereenkomst voor minstens 5 jaar kunnen tekenen, met dus ook een vaste prijs voor vijf jaar. In de overeenkomst wordt een opzegtermijn van 6 maanden opgenomen. Zoals gezegd is het hele pand te verwarmen. De verhuurder is vrij relaxed, we zijn vrij qua inrichting en andere leuke dingen. Naaste buren wonen daar niet, waardoor niemand last heeft van ons "geluidsoverlast". Er is een vaste lift aanwezig waar een rolcontainer inpast. Overdag wordt het pand gebruikt door de verhuurder en de onderburen. Er is dus altijd wel iemand aanwezig.
De nadelen zijn, dat het iets kleiner is dan wat we nu hebben, maar de huur- en servicekosten hoger zijn. Het pand heeft een slechtere bereikbaarheid met het OV en we zitten niet op de begane grond.
De kosten zijn opgedeeld in huur en servicekosten. In de servicekosten zit: verwarming, 50Mbit internet (FUP tov overige huurders), stroom, riolering en water. De overige vaste kosten die we dan nog hebben zijn: bankkosten, postbus, verzekering, kvk, nietjes... De verhuis- en inrichtingskosten die we verwachten uit te geven, stemmen we vanavond voor, zijn terug te verdienen binnen de 5 jaar huurtermijn.
Als er vandaag niet voor deze verhuizing wordt gestemd zijn er de opties: in het huidige pand blijven voor onbekende tijd met een maand opzegtermijn, hopen op een anti-kraakpand dichterbij of in de binnenstad, heel veel kleiner huren, een pand buiten Arnhem zoeken of stoppen wanneer we niet meer in ons huidige pand kunnen blijven.
Rondvraag mbt stemmen Pand 3.11
- Wat gebeurt er als de hoofdhuurder binnen de 5 jaar contracttermijn failliet gaat of overlijdt? -- Dan gaat het pand terug naar defensie.
- Wat betekent deze verhuizing? -- We krijgen hierdoor meer stabiliteit. Het pandenteam blijft in die vijf jaar actief op zoek naar ons droompand dichterbij het centrum. Dit wordt over drie/vier jaar geevalueerd.
- Wat voor systeem wordt er gebruikt voor de verwarming van het pand? -- Er komt een centrale pellet/houtkachel. De radiatoren zijn allemaal open en dicht te draaien zoals wij willen. Het is een optie om onze Draak mee te nemen en aan te sluiten op dit systeem.
- Is het huidige aantal deelnemers voldoende om deze kosten te dragen? -- Ja, momenteel hebben we 48 deelnemers. Waar in dit financiele plaatje geen rekening mee gehouden is zijn de extra inkomsten uit donaties, zoals van de bar. Met dit geld kunnen we nog steeds voldoende leuke dingen doen. Daarnaast is er nog steeds de wens verder te groeien. Als we goed gefocust blijven op promotie is dat te behalen.
- Mogen we nog steeds blijven slapen? Is er een hek? Is de keuken niet veel te klein? -- Ja, voor het blijven slapen kunnen dezelfde voorwaarden blijven gelden. Er is geen hek, de verhuurder zal dus moeten investeren in een beveiligingsinstallatie. De huidige ruimtes die momenteel gebruikt worden, zijn allemaal over te brengen naar het potentiele pand, inclusief een keuken. Dit wordt na het stemmen gedetailleerder bekeken.
- Wat als we een half jaar na de verhuizing het perfecte pand vinden? -- Dan gaan we dat opnieuw bespreken, zoals vandaag.
- Wat zijn bij het voorgestelde pand de opties qua inloop? We hebben hier Code Rood en Tentstock enzo. -- Dat zullen we zelf moeten organiseren.
- Kunnen de huur en servicekosten tussentijds worden aangepast? -- Nee, zowel de voor- en nadelen zijn voor de verhuurder.
- De ligging van het pand (en dus de bereikbaarheid) zijn minder. -- Ja, dat klopt. Slechte OV-bereikbaarhid is een nadeel. Ook wordt opgemerkt dat het direct aan de weg ligt, daardoor is het meer een zichtlocatie en dus makkelijker te vinden.
- Hoe hoog is de druk dat we uit het huidige pand moeten? -- Er is momenteel geen zekerheid. We hebben een maand opzegtermijn. Onofficieel kunnen we misschien tot oktober blijven. Als we voor zekerheid willen gaan, is de druk nu zeker hoog.
- Donatieopbrengsten zijn nu niet meegenomen in het financiele plaatje (omdat je hier niet op kunt rekenen). Maar hieruit zijn serieuze inkomsten te halen. Een aantal deelnemers zijn bereid daar tijd aan te besteden. Yeti wil dit buiten de vergadering graag verder oppakken met deze geinteresseerde deelnemers.
- Het is niet duur, maar het is wel veel geld. -- Kijkend naar het verleden, toen we net naar dit pand verhuisden is de situatie vergelijkbaar. Het is inderdaad veel geld, maar we kunnen dit dragen. En stel er is toch eens iets onverwachts, dan is er een buffer beschikbaar op de spaarrekening.
- Is er gekeken naar openbaar vervoer? -- De bus rijdt er wel langs, maar 's avonds of in de weekenden niet. Er is al wel contact gezocht met Connexxion/Breng, maar hiervan is nog geen reactie gekomen. Als we ervoor kiezen te gaan verhuizen gaat het bestuur hier meer werk van maken. Denz merkt tevens op dat iemand ophalen/wegbrengen meestal geen probleem is.
- Wat is ruwweg de planning als we voorstemmen? -- Dat wordt na de stemming verder besproken, maar komend voorjaar kunnen we daar zitten bbq-en.
Stemmen
Na een korte pauze wordt er gestemd over de verhuizing. Het bestuur weerhoud zich van stemmen. De overige aanwezigen stemmen:
Voor: 19 Tegen: 3 Blanco: 3 Totaal: 25
Aan de hand van deze stemming wordt besloten te verhuizen naar het voorgestelde pand.
Grove planning
In de komende periode zal de space opgeruimd moeten worden. Hiermee starten we direct en het bestuur hoopt dit eind januari afgerond te hebben. In januari en februari kan het nieuwe gebouw worden voorbereid, zodat in februari en maart gestart kan worden met het inrichten. In maart/april willen we dan verhuizen.
Om met deze planning aan de gang te kunnen gaan willen we in januari duidelijk hebben hoe de spaceplattegrond eruit komt te zien. De plattegronden zullen worden gemaild. Verzoeken voor indeling van de ruimtes en wat jij belangrijk vindt in de nieuwe space kunnen dan worden ingediend bij het bestuur. Daarna volgt een meeting voor de definitieve inrichting.
SA007 vraagt wanneer de meeting voor de definitieve inrichting is omdat infrapunten voor die tijd bepaald moeten worden. Yeti geeft aan dat dit iets is waar een aantal experts zich mee bezig moeten houden zodat het niet voor teveel discussies kost.
Ook wordt gevraagd of de bar-lounge op de benedenverdieping ook onze bar-lounge wordt? Lurwah antwoord dat dit een gezamenlijke bar-lounge is voor het hele gebouw en wij, net zoals nu, onze eigen bar-lounge kunnen maken.
Denz wil weten of er al bekend welke muren draagmuren zijn zodat hiermee rekening gehouden kan worden bij het indienen van de plannen? BugBlue geeft aan dat dat enigszins te zien is op de tekening (dikte van de muur). Lurwah vult aan dat je bij het indienen van je voorstel je gedachten de vrije loop moet laten en je hierdoor niet moet laten tegenhouden. Maak het plan zoals jij de space het liefste ziet, met ruimtes die voor jou belangrijk zijn. Houdt hierbij niet teveel rekening met anderen. Uit alle plannen zal vervolgens 1 gezamenlijk plan gemaakt worden.
Er is een begroting voor de verhuizing gemaakt van 2600 euro. Stoneshop wil graag weten wat daarin is meegenomen en of dat niet te krap is. BugBlue geeft aan dat dit de verhuizing zelf is en een gedeelte van de verbouwing, voor zover we dat nu kunnen voorzien en niet meegenomen kunnen worden naar een verder volgend pand.
De laatste vraag is of wat er nog aan het pand gaat gebeuren? Al het buitenwerk. Lurwah antwoord dat zoals het nu binnen is, is het. Het is door de verhuurder al schoongemaakt.
Sluiting
De vergadering wordt gesloten om 21:46 uur.